Équipe et collaboration
De l’invitation d’un collaborateur au message adressé à l’établissement, ce qui circule entre les membres de l’équipe.
Invitez vos collaborateurs un par un, ou en collant une liste d’e-mails : les adresses invalides sont signalées. Chacun reçoit un rôle et, si vous le souhaitez, un service. Vous renvoyez ou annulez une invitation, vous suspendez, réactivez ou retirez un membre.
Un message adressé à l’établissement est lisible et traitable par tous les membres habilités, sans les ajouter un par un. Quand l’interlocuteur habituel est absent, un autre membre peut répondre. Par défaut, la boîte est ouverte aux responsables pédagogiques, aux chargés de placement et aux enseignants, aux gestionnaires OPCO et aux coordinateurs alternance.
Partagez un document à une personne, ou à toute une classe depuis son dossier. Vous voyez qui l’a reçu et qui l’a lu, et un partage se révoque. Le partage est nominatif : il n’y a jamais de lien anonyme.
Candidature reçue, réponse, signature, document, partenariat : chaque événement envoie une notification, et la liste « Actions à faire » mène directement à l’écran concerné. Chaque utilisateur règle ensuite les e-mails qu’il reçoit, type par type, et peut mettre les notifications en pause.
De l’arrivée au départ
Du jour où vous invitez un collaborateur à celui où il quitte l’établissement, son accès suit son rôle.
Un par un, ou en collant une liste d’e-mails : les adresses invalides sont signalées. Vous pouvez renvoyer ou annuler une invitation.
Un rôle prêt à l’emploi ou le vôtre, et un service si vous le souhaitez : son accès est réglé dès la première connexion.
Par e-mail, avec Google ou avec LinkedIn. Un même compte peut ouvrir plusieurs espaces, sans se reconnecter.
Double authentification par application, avec des codes de secours. Il voit ses appareils et peut les déconnecter.
Vous changez son rôle, ou vous le suspendez puis le réactivez à son retour : les droits suivent, sans nouveau compte.
Vous le retirez de l’équipe. Les messages adressés à l’établissement restent lisibles par les autres membres habilités.
Rôles prêts à l’emploi
Chaque établissement démarre avec des rôles adaptés à son métier. Vous les gardez tels quels, ou vous les modifiez droit par droit.
Six rôles, du pilotage de la formation à la vie scolaire.
Tous les droits de l’établissement, hors actions réservées au propriétaire.
Pilote les formations et la vie pédagogique.
Publie les offres d’emploi de l’école, traite les candidatures, consulte la CVthèque.
Administratif élève : inscriptions, radiations, dossiers et suivi des candidatures.
Ni la facturation ni les données sensibles.
Fait l’appel et gère les absences, sans accès au contenu pédagogique.
Anime ses classes : émargement, planning, quiz, documents et suivi des élèves.
S’octroie sur une classe précise : il ne voit que ses classes.
Cinq rôles, de la gestion des dossiers OPCO à la simple consultation. L’espace École relié a les siens.
Tous les droits du CFA, hors actions réservées au propriétaire.
Monte et suit les dossiers de financement de bout en bout : CERFA, conventions, prises en charge et facturation OPCO.
Saisit les conventions, sans la partie financière ni les données sensibles.
Ni la facturation OPCO ni le numéro de sécurité sociale (NIR).
Lien école-entreprise : assiduité des alternants, lecture du pédagogique et partenariats.
Lecture seule, pour une tutelle ou un auditeur : dossiers OPCO, conventions, factures et données de l’école.
Rien ne se modifie.
Rôles sur mesure
L’administrateur crée ses propres rôles en cochant, fonctionnalité par fonctionnalité, ce que chaque profil peut voir et faire. Un rôle a un nom, une description et une couleur ; un enseignant peut être limité à ses classes ; supprimer un rôle réaffecte ses membres. Le nombre de rôles sur mesure dépend de l’offre.
Voir le détailOffre et rôle
Votre offre et votre rôle décident de ce que chacun voit à l’écran.
Une fonction que votre offre n’inclut pas reste visible, avec un cadenas et l’offre qui l’inclut.
Un droit que le rôle n’accorde pas ne s’affiche pas : chacun voit ce dont il a besoin, rien de plus.
Chaque fonctionnalité est un droit séparable, que vous cochez ou non dans un rôle.
L’onglet Abonnement affiche la consommation de chaque limite de l’offre, avec un bouton pour les augmenter.
Selon votre offre
Le nombre de comptes d’équipe est une limite de l’offre, visible dans l’onglet Abonnement.
Celui de l’administrateur, qui publie la vitrine, dépose les formations et reçoit les candidatures. Il n’y a pas d’équipe à organiser.
Voir l’offreChacun avec le rôle de son métier, prêt à l’emploi ou sur mesure. Le nombre de rôles sur mesure dépend de l’offre.
Voir l’offreToute l’équipe a son compte : direction, pédagogie, vie scolaire, secrétariat, enseignants limités à leurs classes.
Voir l’offreL’espace École et l’espace CFA, chacun avec ses rôles prêts à l’emploi : cinq rôles pour le CFA, de la gestion des dossiers OPCO à la consultation.
Voir l’offreSécurité des comptes
Chaque utilisateur protège son accès et garde la main sur ses sessions, depuis ses paramètres.
Chaque utilisateur peut protéger son compte par une application d’authentification, avec des codes de secours. Il n’y a pas de code par e-mail : c’est un choix de sécurité.
Voir la double authentificationChaque utilisateur voit ses sessions et ses appareils et les déconnecte à distance. À chaque événement sensible, il reçoit une alerte avec un lien « Ce n’est pas moi » qui gèle le compte.
Voir les alertesUn compte Google ou LinkedIn se lie et se délie depuis les paramètres. Un changement d’adresse e-mail est confirmé par l’ancienne et par la nouvelle adresse.
Voir la sécurité du compteSécurité et données
Ce que fait Linkpick, et ce qui reste à votre établissement.
La convention de stage est signée en ligne et scellée (PAdES) : offre Placement. Le livret aussi, sans compte pour les tuteurs : offre Pédagogie. Le CERFA, la convention de formation et le certificat de réalisation reçoivent une signature électronique avancée, conforme au règlement européen eIDAS, via Oodrive : offre CFA OPCO.
Les données sont hébergées en France, chez OVHcloud.
Chaque utilisateur gère ses consentements, exporte ses données et supprime son compte depuis ses paramètres.
Linkpick s’utilise dans le navigateur, sur ordinateur, téléphone et tablette. Les filtres et les erreurs sont annoncés aux lecteurs d’écran.
Les autres fonctionnalités communes à tous les modules.
Questions
Ce que les directions d’école et de CFA demandent avant d’inviter leur équipe.
L’administrateur, et tout membre dont le rôle comporte ces droits : inviter des membres, leur attribuer un rôle, créer ou modifier des rôles. Chacun de ces droits se coche séparément.
Oui. Le rôle Enseignant s’octroie sur une classe précise, et la restriction « ses classes seulement » existe aussi dans les rôles sur mesure.
Pas avec le rôle prêt à l’emploi : le secrétariat ne voit ni la facturation ni les données sensibles. Dans un CFA, le secrétariat dossiers saisit les conventions sans la partie financière ni le numéro de sécurité sociale (NIR).
Non. Les droits sensibles, comme l’identité et la santé des élèves, ne sont jamais accordés par un droit général : ils s’accordent un par un.
Cela dépend de l’offre : un seul compte avec Visibilité, jusqu’à 20 membres avec Placement, sans limite avec Pédagogie et avec l’offre CFA OPCO. L’onglet Abonnement affiche la consommation de chaque limite, avec un bouton pour l’augmenter.
Chaque utilisateur protège son compte par une application d’authentification, avec des codes de secours. Il n’existe pas de code par e-mail : c’est un choix de sécurité.
L’administrateur suspend son accès, le réactive plus tard ou le retire de l’équipe. Les messages adressés à l’établissement restent lisibles par les autres membres habilités.
L’entreprise invite aussi ses collègues avec un rôle et un service : le manager suit son alternant sans voir la facturation. Le maître d’apprentissage, lui, peut agir sans compte, depuis un lien.
En France, chez OVHcloud. Chaque utilisateur gère lui-même ses consentements, exporte ses données et supprime son compte depuis ses paramètres.
Démo
En visio, avec un membre de l’équipe, sur un compte de démonstration : aucune donnée d’apprenti à préparer.
Nous vous rappelons pour fixer le créneau