Préparer la rentrée en alternance : le rétroplanning

De J-⁠120 à J-⁠60 : trouver les entreprises

Quatre mois avant la rentrée, l’enjeu est le nombre d’entreprises prêtes à recruter. Les vérifications réglementaires du CFA se font aussi à ce moment : une habilitation manquante bloque tous les contrats d’une formation.

• Faire le bilan de la rentrée précédente Qui : école ou CFA. Entreprises qui ont recruté, contrats rompus, dossiers refusés ou déposés en retard : ce sont les premières actions de l’année.
• Mettre à jour le fichier des entreprises partenaires Qui : chargé de relations entreprises. Contacts, formations visées, prochaine relance.
• Vérifier les habilitations du CFA Qui : CFA. Le CFA doit figurer parmi les organismes qui préparent la certification, sur la fiche RNCP de France compétences ; sinon l’OPCO refuse la prise en charge. Sa certification qualité doit couvrir les actions de formation par apprentissage.
• Préparer les modèles Qui : CFA. Convention de formation, calendrier d’alternance, programme, CERFA n° 10103*14 et sa notice n° 51649#09.
• Publier les offres et relancer les entreprises Qui : école ou CFA. Une offre par formation et par rythme d’alternance.
• Préparer les candidats Qui : école et apprenti. CV, entretiens d’entraînement, liste d’entreprises ciblées par candidat.

De J-⁠60 à J-⁠30 : préparer chaque contrat

Dès qu’une entreprise dit oui, le contrat se prépare. Maître d’apprentissage, rémunération, âge de l’apprenti, habilitation du CFA : l’OPCO les contrôle au dépôt. Mieux vaut les régler avant la signature.

• Identifier l’OPCO et l’IDCC de l’employeur Qui : employeur, avec l’école. L’IDCC rattache l’entreprise à son OPCO et, avec la certification, fixe le niveau de prise en charge. Le site « Quel est mon OPCO » de France compétences les retrouve.
• Désigner le maître d’apprentissage Qui : employeur. Majeur, salarié volontaire, ou l’employeur lui-même. À défaut d’accord de branche : diplôme du domaine d’un niveau au moins égal et 1 an d’expérience, ou 2 ans d’expérience. 2 apprentis au plus par maître, plus un apprenti dont la formation est prolongée après un échec.
• Calculer la rémunération Qui : employeur, avec l’école. Par année d’exécution du contrat et selon l’âge ; la convention collective peut prévoir plus. La grille légale figure dans la notice du CERFA.
• Fixer les dates et la durée Qui : CFA et employeur. Contrat de 6 mois à 3 ans, égal au cycle de formation. Formation au CFA et en entreprise commencées au plus tard 3 mois après le début d’exécution. Formation au CFA d’au moins 25 % de la durée du contrat.
• Prévenir l’employeur de sa participation, niveaux 6 et 7 Qui : CFA. 750 € par contrat conclu depuis le 1er juillet 2025, facturés par le CFA à l’issue des 45 premiers jours en entreprise.
• Informer l’employeur de l’aide à l’embauche Qui : école ou CFA. Moins de 250 salariés et diplôme de niveau 3 ou 4 : l’aide unique, 5 000 € (6 000 € pour un apprenti handicapé), si le contrat est transmis à l’OPCO dans les six mois qui suivent sa conclusion (art. D6243-2). Autres cas, contrats conclus depuis le 8 mars 2026 et commencés avant le 1er janvier 2027 : l’aide exceptionnelle (décret n° 2026-168), de 750 € à 6 000 € selon l’effectif, le niveau visé et le handicap. L’employeur déclare l’apprenti en DSN et l’ASP verse l’aide chaque mois, 12 mois au plus. 250 salariés et plus : il doit aussi s’engager auprès de l’ASP dans les 8 mois à atteindre un taux d’alternants, et le justifier au plus tard le 31 mai de la deuxième année qui suit, sinon l’aide est reprise.
• Apprenti mineur : vérifier les travaux confiés Qui : employeur. Certains travaux sont interdits aux moins de 18 ans, sauf dérogations prévues par le code du travail.

De J-⁠30 à la rentrée : signer et déclarer

Le contrat d’apprentissage est un contrat écrit, signé par les deux parties avant l’emploi de l’apprenti. Tout ce qui peut être signé avant la rentrée doit l’être.

• Remplir le CERFA FA13 n° 10103*14 Qui : employeur, avec l’aide de l’école. Le CFA appose son cachet et la signature de son directeur dans le cadre formation.
• Signer le contrat avant le premier jour de travail Qui : employeur et apprenti, plus le représentant légal si l’apprenti est mineur.
• Signer la convention de formation Qui : CFA et employeur. Elle part à l’OPCO avec le contrat.
• Faire la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) Qui : employeur, par voie électronique. L’embauche ne peut intervenir qu’après.
• Programmer la visite d’information et de prévention Qui : employeur. Avant l’affectation au poste pour un apprenti mineur ou travailleur de nuit ; sinon au plus tard 2 mois après l’embauche.
• Préparer l’accueil Qui : CFA et maître d’apprentissage. Calendrier d’alternance, contacts au CFA, premières missions en entreprise.

Les cinq premiers jours ouvrables : le dépôt

Le délai part du début d’exécution du contrat : le premier jour en entreprise ou au CFA.

• J : début d’exécution du contrat Qui : les trois. Accueil de l’apprenti en entreprise ou au CFA.
• Avant J + 5 jours ouvrables : transmettre le dossier à l’OPCO Qui : l’employeur, ou le CFA pour son compte ; le délai reste une obligation de l’employeur. Contrat, convention de formation et, le cas échéant, convention tripartite. Transmission dématérialisée possible.
• Avant J + 7 jours calendaires : remettre à l’apprenti les informations écrites Qui : employeur. Le CERFA en porte une partie ; sa notice liste ce qui reste à remettre. Les autres informations sont dues au plus tard un mois après l’embauche.
• Suivre l’instruction Qui : CFA et employeur. L’OPCO statue dans les 20 jours qui suivent la réception de toutes les pièces ; son silence vaut refus. Relancez avant le 20e jour.
• Facturer dès la notification de prise en charge Qui : CFA. L’avance de 40 % arrive au plus tard 30 jours après réception de la facture.

Les 45 premiers jours en entreprise

L’apprenti n’a pas de période d’essai au sens habituel, mais une période probatoire : les 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation pratique en entreprise. Pendant ce temps, l’employeur ou l’apprenti peut rompre le contrat. Ensuite, la rupture n’est plus libre.

• Compter les jours en entreprise Qui : CFA et employeur. Seuls comptent les jours de formation pratique en entreprise, consécutifs ou non (art. L6222-18) : avec un rythme d’alternance, le 45e jour en entreprise arrive bien après le 45e jour du contrat.
• Faire un point avant le 45e jour Qui : CFA, avec l’apprenti et le maître d’apprentissage. Repérer une difficulté tant qu’une solution reste simple.
• Au 45e jour : facturer la participation, niveaux 6 et 7 Qui : CFA. 750 € à l’employeur. L’OPCO les a déjà déduits de l’avance, que le CFA les encaisse ou non.
• Vérifier que la visite d’information et de prévention a eu lieu Qui : employeur. Au plus tard 2 mois après l’embauche.

Du premier au dixième mois : les versements de l’OPCO

Pour chaque année de contrat, l’OPCO verse le niveau de prise en charge (NPEC) au prorata des jours effectués. Le NPEC dépend de la certification et de la branche de l’employeur ; pour les contrats conclus depuis le 1er septembre 2026, il se lit dans le référentiel de France compétences.

Exemple, avec un NPEC fictif de 6 000 € pour un contrat d’un an de niveau 5 qui va à son terme : 2 400 € d’avance, 1 800 € au 7e mois, 1 200 € au 10e mois, 600 € de solde.

• Vérifier l’encaissement de l’avance Qui : CFA. 30 jours après réception de la facture, au plus tard.
• Demander le premier équipement, niveaux 3 à 5 Qui : CFA. Jusqu’à 500 € aux niveaux 3 et 4, 300 € au niveau 5 ; demande dans les 12 mois qui suivent la conclusion du contrat.
• Noter la date limite du solde de chaque contrat Qui : CFA. Terme du contrat + 4 mois. Sans facture, attestation de réalisation et copie de la facture de participation dans ce délai, le solde n’est pas dû.

Les jeunes encore sans contrat à la rentrée

Un jeune de 16 à 29 ans révolus, ou de 15 ans s’il a terminé le collège, qui n’a pas trouvé d’employeur peut commencer sa formation en apprentissage au CFA, pendant 3 mois au plus. Il a le statut de stagiaire de la formation professionnelle, et le CFA l’aide à chercher un employeur.

• Inscrire le jeune au CFA sous statut de stagiaire de la formation professionnelle Qui : CFA et apprenti. Noter la date de début : elle ouvre les 3 mois.
• Lui proposer des entreprises chaque semaine Qui : chargé de relations entreprises et apprenti.
• À la signature, ajuster le contrat Qui : employeur et CFA. La durée du contrat est réduite des mois déjà passés au CFA. Sur le CERFA, indiquer la situation avant contrat et la date réelle de début de formation au CFA.