Le fichier entreprises partenaires

Cinq statuts pour suivre une relation

Un statut décrit où en est la relation, pas ce que vous pensez de l’entreprise. Il change à chaque étape, et chacun appelle une action précise.

Une entreprise qui ne prend personne cette année n’est pas perdue. Passez-la En pause avec une date de reprise plutôt que de supprimer la ligne. À la fin d’un contrat, une entreprise repasse de Accueille un alternant à Partenaire : c’est le moment de lui demander si elle reprend quelqu’un.

Les règles de relance

Ces règles sont des habitudes de travail, pas des obligations. Elles évitent deux écueils : relancer trop souvent la même entreprise, et en oublier une autre pendant des mois.

1. Chaque ligne a une date de prochaine relance. Une ligne sans date est une entreprise oubliée.
2. Sans réponse au premier contact, relancez une semaine plus tard, puis deux semaines après, en changeant de canal : e-mail, puis téléphone.
3. Après trois tentatives sans réponse, passez l’entreprise En pause et fixez une reprise à la prochaine période de recrutement.
4. Chaque relance apporte une information nouvelle : un profil de candidat, le calendrier de la formation, une date de rentrée.
5. Le jour de l’échange, notez la date et le canal dans Dernier échange, puis la date de la relance suivante.
6. Si une personne demande à ne plus être sollicitée, notez-le dans le fichier et arrêtez les relances vers elle.
7. Une fois par semaine, triez le fichier par Prochaine relance : les relances en retard passent en tête.

Ce qu’on n’y met pas : le RGPD appliqué au fichier

Le nom, l’e-mail et le téléphone d’un contact sont des données personnelles, même quand ils sont professionnels. Votre établissement décide de ce fichier et de son usage : c’est à lui d’appliquer ces règles.

• Ne gardez que le nécessaire. Selon la CNIL, les informations sur les personnes doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité du fichier. Pas de date de naissance, d’adresse personnelle ni de portable privé : la ligne professionnelle suffit.
• Laissez les apprenants hors du fichier. La colonne Alternants accueillis donne un nombre et des années. Les noms et les dossiers des apprenants restent dans leur propre suivi.
• Informez les personnes. Quand vous trouvez un contact ailleurs qu’auprès de lui (site, salon, annuaire), la CNIL demande de l’informer dès que possible, notamment au premier contact, et au plus tard dans un délai d’un mois : qui vous êtes, pourquoi vous gardez ses coordonnées, combien de temps, d’où elles viennent et quels sont ses droits. Un paragraphe en bas du premier e-mail, avec un lien vers votre politique de confidentialité, permet de le faire.
• Laissez-les dire non. Pour la prospection par e-mail auprès de professionnels, la CNIL admet l’intérêt légitime quand l’objet de la sollicitation est en rapport avec la profession de la personne, à condition qu’elle puisse s’y opposer simplement. Appliquez la même logique à vos sollicitations : une opposition se note et met fin aux relances.
• Fixez une durée. Pour des prospects, la CNIL retient trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant de la personne. Au terme de ce délai, vous pouvez lui demander si elle souhaite encore être sollicitée ; sans réponse positive, la ligne est supprimée ou archivée.

Les adresses génériques du type contact@ ou info@ concernent l’entreprise et non une personne : la CNIL indique qu’elles ne sont pas soumises aux règles de prospection rappelées ci-dessus.

Le faire vivre à plusieurs

Un fichier partagé se dégrade vite si personne n’en répond. Quelques règles de fonctionnement évitent les doublons et les relances croisées.

• Nommer un responsable du fichier Il tranche sur les doublons, tient les listes de secteurs et de statuts.
• Attribuer chaque entreprise à une personne Ajoutez une colonne Référent si vous êtes plusieurs à relancer : une entreprise, un interlocuteur chez vous.
• Chercher avant de créer Recherchez le SIRET ou le nom avant d’ajouter une ligne.
• Travailler sur une version unique Un fichier partagé en ligne plutôt que des copies envoyées par e-mail, ouvert aux seules personnes de l’équipe qui en ont besoin.
• Faire un point court chaque semaine Les relances en retard, les entreprises passées Partenaire, les besoins à pourvoir.
• Faire le ménage une fois par an Supprimer ou archiver les lignes sans contact depuis trois ans, mettre à jour les fonctions et les e-mails.
• Partager les retours des entreprises avec l’équipe pédagogique Les compétences recherchées par les entreprises nourrissent les formations.