Le dossier OPCO complet, pièce par pièce

Le contrat : CERFA FA13 n° 10103*14

Le contrat d’apprentissage s’établit sur le formulaire CERFA n° 10103*14, dit FA13, accompagné de sa notice n° 51649#09. C’est la version que diffuse service-public.fr, sur une page vérifiée le 3 septembre 2026. Le chiffre après l’astérisque indique la version : un modèle plus ancien se repère tout de suite.

• Qui le remplit : l’employeur. Le CFA renseigne ou relit le cadre formation et y appose son cachet et la signature de son directeur.
• Qui le signe : l’employeur et l’apprenti, et le représentant légal si l’apprenti est mineur au moment de la conclusion.
• Quand : avant le premier jour de travail. La date de conclusion est celle des signatures ; elle compte pour les aides à l’embauche et pour la participation de 750 €.
• Qui le transmet : l’employeur, à son OPCO, dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début d’exécution du contrat.
• Qui le garde : l’employeur conserve l’original signé ; l’apprenti garde le sien jusqu’à la liquidation de sa retraite, car il vaut contrat de travail.

Ce que l’OPCO vérifie avant d’accepter la prise en charge :

• la formation est éligible à l’apprentissage ;
• l’âge de l’apprenti : 16 à 29 ans révolus au début de l’apprentissage, sauf dérogations prévues par le code ;
• le maître d’apprentissage remplit les conditions ;
• la rémunération atteint au moins le minimum légal, ligne par ligne ;
• l’employeur ne fait l’objet ni d’une opposition à l’engagement d’apprentis, ni d’une suspension, ni d’une interdiction de recruter en alternance ;
• le CFA est habilité à préparer la certification : l’OPCO contrôle son SIRET sur la fiche RNCP ;
• le CFA détient la certification qualité pour les actions de formation par apprentissage.

Erreurs à éviter, champ par champ :

• Adresse de l’établissement Celle du lieu d’exécution du contrat, pas celle du siège ni du service RH.
• Effectif Celui de toute l’entreprise, pas de l’établissement. L’apprenti n’est pas compté.
• IDCC Celui de la convention collective appliquée ; 9999 s’il n’y en a pas, 9998 si elle est en cours de négociation. L’IDCC sert à rattacher l’entreprise à son OPCO et à fixer le niveau de prise en charge.
• Rémunération Calculée par année d’exécution du contrat. Si le contrat est plus court que le cycle de formation (entrée en 2e ou 3e année), l’apprenti est payé comme s’il avait accompli les années précédentes du cycle (art. D6222-28-1). Le changement de tranche d’âge s’applique au plus tard le premier jour du mois qui suit l’anniversaire de 18, 21 ou 26 ans.
• Dates La formation au CFA et la formation en entreprise commencent au plus tard 3 mois après le début d’exécution du contrat. La date de fin ne dépasse pas de plus de 2 mois la date des examens ou la fin du cycle.
• Durée 6 mois à 3 ans, égale à la durée du cycle de formation ; une autre durée passe par une convention tripartite. La formation au CFA représente au moins 25 % de la durée totale du contrat, sauf règle du certificateur.
• SIRET du CFA Celui du CFA responsable, ou du lieu principal de formation s’il est différent. Si le CFA ne figure pas sur la fiche RNCP de la certification, l’OPCO refuse la prise en charge.
• Heures de formation à distance À renseigner. À partir de 80 % de la durée de formation, l’OPCO minore le niveau de prise en charge de 20 %, sans descendre sous 4 000 €, sauf pour les certifications exemptées par arrêté.
• NIR de l’apprenti Le numéro de sécurité sociale en 13 chiffres, sans la clé.
• Signatures Toutes les parties, y compris le représentant légal d’un apprenti mineur, plus le cachet et la signature du directeur du CFA.

La convention de formation et son annexe

La convention de formation lie le CFA et l’employeur, qui achète la formation. Elle part à l’OPCO avec le contrat, dans le même délai de 5 jours ouvrables.

• Qui la remplit : le CFA.
• Qui la signe : le CFA et l’employeur.
• Quand : avant le dépôt, pour être transmise avec le contrat.

Ses mentions sont fixées par le code du travail quand un OPCO finance l’action. Cochez-les sur votre modèle :

• L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action
• Les moyens prévus
• La durée et la période de réalisation
• Le taux des enseignements dispensés à distance sur leur durée totale Il doit concorder avec les heures à distance du CERFA : c’est sur ce taux que joue la minoration de 20 %.
• Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action
• Le prix de l’action et les modalités de règlement
• Les frais annexes liés au CFA Repas, hébergement, premier équipement : ils sont notifiés dans la convention jointe au CERFA.

L’annexe pédagogique et financière. Quand la formation est assurée par le CFA interne de l’entreprise, l’employeur transmet à l’OPCO, avec le contrat, une annexe pédagogique et financière à la place de la convention. Elle porte les mêmes éléments : intitulé, objectif, contenu, moyens, durée et période, modalités de déroulement, de suivi et de sanction, prix. Avec un CFA externe, si le programme, le calendrier ou le prix figurent en annexe, faites signer l’annexe avec la convention et envoyez les deux ensemble.

Erreurs à éviter :

• Des dates ou une durée différentes de celles du CERFA
• Une convention sans la signature de l’employeur
• Un taux de formation à distance absent ou différent du CERFA
• Des frais annexes (repas, hébergement, premier équipement) absents de la convention

Le dépôt à l’OPCO et l’instruction

Le dossier va à l’OPCO de l’employeur, celui de sa branche, quel que soit le CFA. Le site « Quel est mon OPCO » de France compétences retrouve l’IDCC de l’entreprise et son OPCO.

• Jour J : début d’exécution du contrat Premier jour en entreprise ou au CFA, selon ce qui commence en premier.
• J + 5 jours ouvrables au plus tard : transmission par l’employeur Contrat, convention de formation et, le cas échéant, convention tripartite. Le dépôt peut être dématérialisé, sur le portail de l’OPCO.
• Réception de toutes les pièces + 20 jours : décision de l’OPCO Son silence au terme de ce délai vaut refus de prise en charge.
• En cas d’accord : dépôt du contrat L’OPCO dépose le contrat, par voie dématérialisée, auprès des services du ministère chargé de la formation professionnelle. Le numéro de dépôt figure sur la notification de prise en charge.
• En cas de problème : correction ou refus L’OPCO peut demander à l’employeur de corriger le contrat dans le délai d’instruction, ou refuser par une décision motivée notifiée aux parties et au CFA. Le contrat refusé n’est pas déposé.

L’échéancier de prise en charge

Pour chaque année de contrat, l’OPCO verse au CFA le niveau de prise en charge (NPEC), calculé au prorata des jours effectués, et les frais annexes. Le NPEC dépend de la certification (code RNCP) et de la branche de l’employeur. Pour les contrats conclus depuis le 1er septembre 2026, il se lit dans le référentiel unique publié par France compétences.

Le calcul se fait au jour : sur une année de 365 jours, en comptant le premier et le dernier jour du contrat. Un contrat qui commence ou s’arrête en cours de mois n’est pas payé au mois entier.

Exemple, avec un NPEC fictif de 8 000 € pour un contrat d’un an de niveau 6 qui va à son terme : avance de 3 200 € moins 750 €, soit 2 450 € ; 2 400 € au 7e mois ; 1 600 € au 10e mois ; 800 € de solde. L’OPCO verse 7 250 € ; le CFA facture 750 € à l’employeur.

Les frais annexes s’ajoutent : hébergement par nuitée et restauration par repas, selon des montants fixés par arrêté ; premier équipement pédagogique jusqu’à 500 € aux niveaux 3 et 4 et 300 € au niveau 5, rien aux niveaux 6 et 7 ; mobilité internationale selon un forfait fixé par l’OPCO.

Les factures

Le CFA facture deux destinataires : l’OPCO pour la prise en charge, et l’employeur pour sa participation aux niveaux 6 et 7. Chaque facture a son moment.

• Première facture à l’OPCO Émise par le CFA une fois la notification de prise en charge reçue. L’avance de 40 % arrive au plus tard 30 jours après réception de la facture.
• Facture de participation à l’employeur, niveaux 6 et 7 750 € par contrat conclu depuis le 1er juillet 2025, émise à l’issue des 45 premiers jours de formation pratique en entreprise. Rupture pendant ces 45 jours : 50 % du NPEC au prorata des jours effectués, dans la limite de 750 €. Nouveau contrat chez un autre employeur après une rupture : 200 €.
• Versements du 7e et du 10e mois 30 % puis 20 % du montant annuel, selon les modalités de facturation de chaque OPCO.
• Demande de premier équipement, niveaux 3 à 5 Dans les 12 mois qui suivent la conclusion du contrat.
• Facture de solde Avec l’attestation de réalisation et, s’il y a lieu, la copie de la facture de participation, dans les 4 mois qui suivent le terme du contrat.

Erreurs à éviter :

• Facturer avant la notification de prise en charge
• Oublier la déduction de 750 € sur l’avance aux niveaux 6 et 7
• Facturer au mois entier un contrat calculé au jour
• Laisser passer les 12 mois de la demande de premier équipement
• Envoyer le solde sans la copie de la facture de participation

Le certificat de réalisation et le solde

Le code du travail parle d’« attestation de réalisation des actions de formation » ; OPCO EP l’appelle certificat de réalisation. C’est la pièce qui débloque le solde de la dernière année.

• Qui la remplit et la signe : le CFA.
• Quand : à la fin du contrat.
• Avec quoi : la facture de solde et, si l’employeur doit la participation, la copie de la facture qui lui a été adressée.
• Délai : dans les 4 mois qui suivent le terme du contrat.

À vérifier avant l’envoi :

• Les dates de début et de fin concordent avec le CERFA et les avenants
• Les actions réalisées correspondent à celles de la convention de formation
• La facture de solde tient compte des jours effectués et des versements déjà reçus
• La copie de la facture de participation est jointe, aux niveaux 6 et 7

En cas de rupture ou d’avenant

Pendant les 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation pratique en entreprise, l’employeur ou l’apprenti peut rompre le contrat. Ensuite, la rupture passe par un accord écrit signé des deux parties, par un licenciement dans les cas prévus (force majeure, faute grave, inaptitude constatée par le médecin du travail), ou par l’apprenti après saisine du médiateur : il informe l’employeur au moins 5 jours calendaires après la saisine, et la rupture intervient au moins 7 jours calendaires après cette information.

• L’employeur notifie la rupture à l’OPCO sans délai La notification peut être dématérialisée. L’OPCO en informe les services du ministère.
• Le CFA reçoit l’acte de rupture Quand l’apprenti rompt après les 45 jours, une copie de l’acte est adressée au CFA pour information. Dans les autres cas, demandez-la.
• Le CFA garde l’apprenti en formation jusqu’à 6 mois Il l’aide à trouver un nouvel employeur ; l’apprenti a le statut de stagiaire de la formation professionnelle. L’OPCO maintient ses versements au prorata des jours, jusqu’au nouveau contrat ou pendant 6 mois au plus.
• La participation de l’employeur est recalculée Rupture pendant les 45 jours : 50 % du NPEC au prorata des jours effectués, dans la limite de 750 €. Après les 45 jours, les 750 € restent dus. Nouveau contrat chez un autre employeur : 200 €.
• Le solde est facturé avec l’attestation de réalisation Sans poursuite au CFA, la prise en charge est calculée jusqu’au dernier jour d’exécution du contrat. Le délai de 4 mois court à partir du terme du contrat : vérifiez avec l’OPCO la date qu’il retient après une rupture.

L’avenant. Toute modification d’un élément essentiel du contrat passe par un avenant transmis à l’OPCO, qui statue sur le maintien de la prise en charge. Le changement de maître d’apprentissage en fait partie, sauf si un second maître était déjà prévu au contrat. L’avenant se fait sur le même CERFA, avec le code qui correspond à la modification.