1. Pourquoi activer l’API CFA AKTO en 2025 devient essentiel pour votre CFA

L’API CFA AKTO permet aux Centres de Formation d’Apprentis (CFA) de connecter leur logiciel de gestion – comme Linkpick – directement au système d’information d’AKTO, l’un des principaux OPCO. Grâce à cette interface automatisée, vos transmissions de contrats d’apprentissage, de demandes de prise en charge ou encore de factures ne nécessitent plus aucune ressaisie manuelle.

🔁 Fini les feuilles Excel, les plateformes déconnectées et les envois par e-mail : l’API CFA AKTO assure une circulation fluide, sécurisée et conforme des données.

Quels bénéfices concrets pour votre CFA ?

Depuis le déploiement du programme API Convergence par les OPCO, AKTO propose désormais une clé d’authentification unique que chaque CFA doit intégrer dans son outil métier. C’est cette clé API CFA AKTO qui ouvre la porte aux échanges numériques : sans elle, aucun flux n’est possible.

API CFA AKTO : un passage obligé pour moderniser votre gestion

Utiliser l’API CFA AKTO n’est plus un luxe technique. C’est devenu un standard attendu dans tout processus de gestion de l’apprentissage. De nombreux CFA ayant franchi le pas témoignent d’un gain de fluidité, de conformité RGPD et d’un meilleur pilotage global des dossiers apprentis.

2. Vérifications préalables avant d’activer votre API CFA AKTO

Avant même de cliquer sur « Générer la clé », il est essentiel de vérifier certains prérequis. En effet, l’API CFA AKTO repose sur un système sécurisé qui filtre immédiatement les tentatives mal configurées ou incomplètes.

🔍 Une mauvaise saisie ou un oubli de paramètre peut entraîner un refus de connexion, voire une erreur bloquante de type 401 “Invalid CFA_KEY”.

Voici les 4 points à valider avant de lancer l’activation.

2.1 – Accès au portail AKTO et rôles requis pour gérer l’API CFA AKTO

Seuls les profils disposant du rôle Administrateur dans le portail “Partenaire numérique” d’AKTO peuvent générer ou révoquer la clé API CFA AKTO.

✔️ Si vous n’avez pas encore de compte, vous devrez passer par une procédure de création avec validation manuelle (voir partie 3).
✔️ Si votre CFA travaille avec un éditeur comme Linkpick, assurez-vous que l’utilisateur responsable de l’intégration dispose bien d’un accès nominatif et sécurisé.

Bonnes pratiques :

• Créez un compte administrateur générique (ex. api_admin@votre-cfa.fr) dédié à l’usage API. Cela évite les coupures de flux en cas de départ salarié.

• Centralisez tous les accès API dans un coffre-fort numérique (Bitwarden, KeePass…).

2.2 – Données indispensables : SIRET, e-mail et mandat de gestion AKTO

L’API CFA AKTO encode automatiquement plusieurs informations sensibles dans la clé générée. Une erreur sur l’un de ces éléments bloque les échanges.

Voici ce que vous devez valider impérativement :

• ✅ Numéro SIRET à jour : copiez-le directement depuis votre extrait Kbis (évitez les erreurs de frappe).

• ✅ Adresse e-mail de contact : elle doit être professionnelle et active. Utilisez de préférence une adresse de groupe (ex. api@votre-cfa.fr) pour les notifications automatiques.

• ✅ Mandat de gestion AKTO actif : l’API CFA AKTO ne fonctionne que si le CFA est bien enregistré en tant que gestionnaire pédagogique auprès d’AKTO pour le SIRET donné.

💡 En cas de multi-sites ou multi-SIRET, il est recommandé de générer une clé API CFA AKTO distincte par établissement. Cela permet de mieux isoler les flux et de faciliter les audits internes.

3. Créer votre compte administrateur AKTO pour générer la clé API CFA AKTO

Pour générer votre clé API CFA AKTO, vous devez obligatoirement disposer d’un compte administrateur actif sur le portail AKTO dédié aux partenaires numériques. Ce compte vous permettra non seulement d’accéder au module API, mais aussi de gérer les éventuelles rotations de clé à l’avenir.

Un compte nominatif obligatoire

Le portail AKTO ne permet pas de créer une clé API depuis un simple compte utilisateur. Seul un profil administrateur habilité peut accéder à la rubrique « Gérer mes clés » et générer le token API.

Cela garantit que seules les personnes responsables, et identifiées comme telles, ont la capacité de gérer les accès techniques aux données sensibles du CFA.

Si vous n’avez pas encore de compte, voici la procédure à suivre.

Étapes de création du compte administrateur

Accédez au portail « Partenaire numérique AKTO »

👉 Rendez-vous sur le portail AKTO Espace Formation pour créer ou administrer votre compte lié à l’API CFA.

Complétez le formulaire d’activation
Vous devrez fournir :

• Le SIRET du CFA

• Vos nom, prénom et fonction (privilégiez « Responsable SI » ou « Référent administratif »)

• Une adresse e-mail professionnelle (pas de Gmail ou Yahoo)

• Un mot de passe fort (12 caractères minimum, avec majuscule, chiffre et symbole)
  
  

Activez votre compte par e-mail

Un e-mail de validation est envoyé immédiatement. Le lien d’activation n’est valable que 24 heures. Passé ce délai, vous devrez refaire la procédure.

Connexion et accès au module API CFA AKTO

Une fois connecté, vérifiez que vous voyez dans le menu latéral la rubrique « API Convergence / Gérer mes clés ». Si cette section est absente :

• Videz votre cache navigateur

• Reconnectez-vous

• Et en dernier recours, contactez votre chargé d’appui AKTO
  
  

Sécurisez votre compte avec une authentification à double facteur (2FA)

Depuis 2024, AKTO impose la 2FA pour tous les administrateurs. Il est fortement recommandé d’utiliser une application OTP (Google Authenticator, FreeOTP…). Cela ajoute une couche de sécurité essentielle lors des connexions et lors de la génération de la clé.

Tuto pour récupérer sa clé d'authentification API CFA Akto : (cliquez)

4. Générer votre clé API CFA AKTO sans bloquer vos flux de données

L'étape de génération de la clé API CFA AKTO est cruciale : une mauvaise manipulation peut révoquer votre ancienne clé sans préavis, bloquant ainsi tous les échanges entre votre logiciel (comme Linkpick) et l’OPCO. Il est donc impératif de suivre cette étape avec méthode et rigueur.

4.1 – Accéder à la rubrique « Gérer mes clés » sur le portail AKTO

Une fois connecté en tant qu’administrateur, cliquez dans le menu latéral sur « API Convergence », puis sur « Gérer mes clés ». Vous y trouverez l’option « Générer une nouvelle clé ».

Si ce menu n’apparaît pas, il peut s’agir :

• D’un problème de droits (votre compte n’est pas reconnu comme administrateur),

• D’un cache navigateur à vider,

• Ou d’un accès non encore validé par AKTO. Dans ce cas, contactez votre référent OPCO.
  
  

4.2 – Avertissement : toute génération écrase la clé API CFA AKTO existante

Avant de cliquer sur le bouton « Générer », un message d’alerte s’affiche :

« Cette opération révoque votre clé API actuelle. Vérifiez qu’elle n’est plus utilisée avant de poursuivre. »

Ce message n’est pas là pour décorer. Dès que vous validez, l’ancienne clé est immédiatement désactivée. Si elle était encore utilisée dans votre logiciel, tous les envois de contrats ou de documents échoueront avec une erreur 401 « Invalid CFA_KEY ».

🛑 Ne générez jamais une nouvelle clé sans avoir prévenu l’équipe technique (ou votre éditeur Linkpick). Planifiez l’opération ensemble.

4.3 – Copier et sécuriser immédiatement votre nouvelle clé API CFA AKTO

La clé générée est une chaîne de 32 caractères alphanumériques unique.

Attention : elle s’affiche une seule fois. Vous devez :

1. La copier immédiatement dans votre presse-papiers.

2. L’enregistrer dans un coffre-fort numérique sécurisé (Bitwarden, KeePass…).

3. La transmettre au gestionnaire SI ou à votre prestataire logiciel via un canal chiffré.
   
   

📄 Consultez le guide officiel de récupération de clé API CFA sur le portail OPCO (PDF) : Mode opératoire API Convergence – version 6.4

En cas d’oubli ou de perte, vous devrez générer une nouvelle clé, ce qui rendra celle en cours invalide.

5. Intégrer la clé API CFA AKTO dans Linkpick et tester la connexion

Une fois la clé API CFA AKTO générée et stockée en lieu sûr, il est temps de l’intégrer dans votre logiciel de gestion — ici, Linkpick. Cette opération ne prend que quelques minutes et permet de connecter automatiquement votre CFA à l’OPCO AKTO pour la transmission des contrats, demandes de prise en charge ou factures.

5.1 – Paramétrer le connecteur AKTO dans l’interface Linkpick

Rendez-vous dans votre espace administrateur Linkpick :

1. Menu Administration > Connecteurs OPCO

2. Sélectionnez AKTO dans la liste déroulante. Une fiche s’ouvre avec un champ dédié au token.

3. Collez la clé API CFA AKTO générée précédemment dans le champ "Token".
   ➤ Assurez-vous qu’il n’y ait aucun espace avant ou après la chaîne : c’est une erreur fréquente.

4. Cliquez sur Enregistrer pour activer l’accès.

Cette opération active le connecteur AKTO côté Linkpick. Vous devez maintenant vérifier que la communication fonctionne bien.

5.2 – Tester la connexion et vérifier l’activation de l’API CFA AKTO

Une fois le token collé, utilisez le bouton « Tester la connexion » :

• Si tout est correctement configuré, vous verrez apparaître le message :
  ✅ Connexion réussie avec l’API CFA AKTO
  
  

• Si une erreur de type 401 ou 403 apparaît, cela signifie que :

  • La clé est invalide,

  • Elle a été mal copiée,

  • Ou que votre IP n’est pas autorisée.

  
  

  Dans ce cas, vérifiez :

  • Que la clé n’est pas expirée ou déjà révoquée.

  • Que votre pare-feu ou proxy autorise les connexions sortantes vers les serveurs AKTO.
    
    

• Que le SIRET enregistré correspond à celui utilisé pour la génération.
  
  

5.3 – Vérification finale : test de transmission Cerfa vers AKTO

Une fois la connexion validée :

1. Créez un contrat d’apprentissage test dans Linkpick (avec le statut "Brouillon").

2. Cliquez sur Transmettre OPCO.

3. Le contrat doit apparaître dans votre onglet Historique > Transmissions OPCO, avec le statut "Envoyé AKTO".
   
   

Si le contrat est bien réceptionné, cela confirme que l’API CFA AKTO est fonctionnelle.

6. Sécuriser et renouveler votre clé API CFA AKTO pour une continuité optimale

La clé API CFA AKTO donne accès à des données sensibles et à des flux critiques pour le bon fonctionnement de votre centre de formation. Sa gestion ne doit pas être négligée : comme un mot de passe administrateur, elle doit être protégée, surveillée et renouvelée régulièrement.

6.1 – Bonnes pratiques de sécurité pour la clé API CFA AKTO

Pour garantir la sécurité de vos échanges et vous conformer aux exigences RGPD :

• Stockez la clé dans un coffre-fort sécurisé (Bitwarden, KeePass, 1Password…) dès sa génération.

• Limitez l’accès aux administrateurs SI uniquement. Tout accès superflu accroît le risque de fuite ou d’erreur.

• Conservez une trace de chaque action liée à la clé (création, suppression, transmission) dans un registre de sécurité interne.

• Mettez à jour votre mandat de gestion AKTO dès qu’un nouveau contrat est signé. Un mandat expiré peut bloquer les transmissions API.
  
  

💡 Pensez à intégrer ces règles dans votre charte de sécurité informatique ou dans votre procédure RGPD.

6.2 – Anticiper la rotation annuelle de votre clé API CFA AKTO

Contrairement à un mot de passe, la clé API ne comporte pas de date d’expiration automatique. Cependant, AKTO recommande une rotation tous les 12 mois, notamment pour :

• Réduire les risques en cas de fuite ou de transmission non contrôlée

• Réinitialiser les accès lors de changements de personnel

• Renforcer la sécurité globale de l’environnement numérique du CFA
  
  

Pour anticiper cette rotation :

• Planifiez une alerte 30 jours avant la date anniversaire de la clé via votre outil de gestion de tâches (Outlook, Trello, Notion…).

• Coordonnez la génération de la nouvelle clé avec votre gestionnaire SI et Linkpick, afin d’éviter toute interruption de service.

• Informez Linkpick de la nouvelle clé, l’intégration se fait en moins de 5 minutes et peut être testée immédiatement.
  
  

6.3 – Activez et maintenez la double authentification (2FA)

Depuis 2024, la double authentification (2FA) est obligatoire sur le portail AKTO pour tout compte administrateur.

Elle renforce la sécurité en ajoutant un second facteur d’identification, généralement via une application OTP (Google Authenticator, Microsoft Authenticator...).

Pensez à :

• Activer la 2FA dès la création du compte

• Sauvegarder les codes de secours fournis lors de l’activation

• Mettre à jour vos accès si un administrateur quitte l’établissement
  
  

7. FAQ – Les réponses aux questions fréquentes sur l’API CFA AKTO

La clé API CFA AKTO expire-t-elle automatiquement ?

Non, la clé API CFA AKTO ne possède pas de date d’expiration automatique. Cependant, AKTO recommande fortement de la renouveler tous les 12 mois pour des raisons de sécurité et de conformité.

Peut-on récupérer la clé API CFA AKTO après sa création ?

Non. Par mesure de sécurité, la clé ne s’affiche qu’une seule fois après sa génération. Il est donc impératif de la copier immédiatement et de la stocker dans un coffre-fort sécurisé. En cas de perte, vous devrez en générer une nouvelle.

Est-il possible d’avoir plusieurs clés API actives pour un même CFA ?

Non. Le portail AKTO n’autorise qu’une seule clé active par SIRET. La génération d’une nouvelle clé révoque automatiquement l’ancienne, ce qui peut bloquer les flux si elle est encore utilisée.

Combien de temps prend l’activation de la clé API CFA AKTO ?

L’activation est quasi immédiate. Une fois la clé intégrée dans Linkpick et la connexion testée, vous pouvez transmettre un contrat pour vérifier que le flux fonctionne. Aucun délai de validation manuelle n’est requis côté AKTO.

Comment gérer l’API CFA AKTO si mon CFA possède plusieurs établissements ?

Si votre organisme de formation gère plusieurs établissements avec des SIRET distincts, il est recommandé de générer une clé API CFA AKTO par site. Cela facilite la traçabilité des échanges et limite les impacts en cas de problème technique ou de révocation.

8. Automatisez vos flux avec l’API CFA AKTO : testez Linkpick gratuitement

La mise en place de l’API CFA AKTO dans votre établissement est une étape clé pour automatiser vos démarches administratives, sécuriser vos transmissions et gagner un temps considérable sur la gestion des contrats d’apprentissage.

Grâce à son connecteur API natif, Linkpick vous permet de :

• Transmettre vos contrats, avenants et demandes de prise en charge sans ressaisie.

• Visualiser l’historique horodaté de chaque échange avec AKTO.

• Centraliser vos données RH, CFA, OPCO et apprentis dans un seul outil conforme RGPD.
  
  

Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et répondez plus facilement aux exigences Qualiopi.

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